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  • 成都活動場地選擇必讀攻略

    1、對場地星級是否有要求

    這取決于你這場活動想要達到的目的,是公司內部的,還是面向客戶的,是否需要做一下面子工程、形象工程,看你的需求。五星級豪華酒店肯定環境好、服務優,當然這一切也同樣會體現在價格中。如果是想要起到宣傳作用,飛鳥創意公關活動策劃認為還是將場地選在五星級豪華酒店較為合適。

    2、對場地位置、交通是否有要求

    這取決于你來參會的嘉賓,如果是公司內部同事參與,那就選擇離公司近的酒店;如果是外賓多的,就選擇使館區附近的酒店;如果是全國各地趕來參會的客戶,可以選擇離機場或火車站近的酒店。此外,飛鳥創意公關活動策劃認為還要看來賓的出行方式,如果地鐵多就優選離地鐵近的。也可以按照商圈來選擇,大望路國貿商圈、望京商圈、建國門東單商圈、西單金融街商圈、中關村商圈、亮馬橋三元橋商圈等等,還可以按照二環沿線、三環沿線、四環沿線來找酒店。

    3、對會場的要求(挑高、面積、裝修風格、新舊程度等)

    這取決于你的活動類型,挑高矮的3米及以下的只適合普通的會議,挑高矮確實看起來不夠大氣。如果是個啟動儀式、發布會之類的,建議選擇挑高6米左右的廳,現場才可以出效果,活動策劃公司在承辦這類活動時也比較傾向挑高高的酒店。如果是商務會議,就不要找那種90年代裝修風格,老接婚禮宴會的廳。一般裝修不超過5年的廳都比較顯新,審美也符合現代大眾審美。

    4、確定好活動日期,和酒店簽了合同,就不要更改。

    更改活動時間,會給酒店出租場地帶來麻煩,造成空置率,而一般酒店都會收取違約金作為代價讓違約方買單。即便趕上管理沒那么嚴格的酒店,幫你往后延期,恐怕近期的好日期也都預定出去了。所以在和酒店簽合同的時候,飛鳥創意公關活動策劃建議一定確定好時間,特別是和這場活動邀請的重要嘉賓確定好。

    5、確定好活動日期、活動場所,要向公安機關進行報批

    為了確?;顒拥捻樌M行,在活動開始前需向場地所在的機關進行活動報批。一般情況下,人數超過50人以上的活動均需報批,人數較多的活動還需配備安保設施跟安保人員。有些人可能會認為不進行報批也沒有什么影響,但飛鳥創意公關活動策劃認為辦一場活動最重要的就是安安全全、順順利利的完成,所以千萬不要存在僥幸心理,或者嫌麻煩不進行報批,不然活動當天被叫??删筒粍澦懔?。

    6、需邀約媒體的活動需提前向機關報備

    大多數主辦方辦一場活動,最終目的是想要更多的人看到公司成果,有些活動就需要邀請媒體到場,飛鳥創意公關活動策劃在此提醒活動主辦方需要有媒體到場的活動,不分邀請媒體的多寡,一律需要向公安機關進行報批。

    7、《消電檢報告》核查出具

    LED屏、燈光、音響是一場活動的必需品,設備的正常運作需要大量的電力支持。一般情況下,進場搭建前都會對設備及用電量進行全面檢測,消除火災安全隱患,以保證活動安全、順利的進行。很多酒店都要求活動主辦方在活動搭建完畢后,可以出具有消防局蓋章認可的《消電檢報告》,請相關部門的專業人員,到場進行線路搭建情況檢查,確保無問題后,現場填寫《消電檢報告》并蓋章。根據飛鳥創意公關活動策劃以往的經驗《消電檢報告》的核查出具會因所選的機構不同而會產生幾千元不等的核查費用。

    8、與酒店確定搭建時間

    活動搭建時間需與酒店具體協調,一般情況下,活動前一天會場如果沒有活動,晚7點后便可進場搭建,如果有活動,要等前一場活動結束,撤場完畢后再進場搭建?;顒硬邉澒疽话愣紩c酒店確認好具體搭建時間后,再告知搭建方,充分溝通協調好,才可保障搭建的順利進行。

    9、搭建押金

    酒店都會在搭建進場前或者搭建當天收取搭建押金,大部分是收現金,有的也可以信用卡的預授權,一般在活動結束三日內可以到酒店前臺憑借押金條領取?;顒硬邉澒疽话惚容^喜歡信用卡預授權,但具體還得看酒店規定。

    10、搭建工作人員出入證的辦理

    確定好工作人員數量,進場人員都需要攜帶身份證及押金(一般為20元/證)來辦理酒店的《出入證》。 飛鳥創意公關活動策劃在此提醒進場搭建的每個人員均需攜帶身份證,有些酒店只根據身份證來辦理《出入證》。

    11、搭建前酒店重點區域的拍照留底

    有些酒店很注意搭建過程中的磕碰,會在活動結束后,宴會負責人到會場后需對重點區域(門、門框、演講臺等)進行檢查是否有磕碰、掉漆等,如有酒店方認定的新傷,會從搭建押金中扣除幾百甚至數千元的賠償金。為了不為之前的舊傷買單,飛鳥創意公關活動策劃提醒搭建前一定要對會場重點區域進行拍照留底,有照片為證,以免造成不必要的扯皮及經濟損失。

    12、搭建前需對貨梯通道位置進行確定

    進場搭建前,確定貨梯通道的位置十分重要。酒店電梯一般分客梯和貨梯,而搭建場地所用的器材是不允許走客梯的。一般情況下貨梯離活動場地都很近,便于運送貨物?;顒硬邉澒驹诖罱ㄇ岸紩崆按_認好貨梯的位置,做好搭建部署,做到事半功倍, 以此提升工作效率。

    13、需要酒店配合的部分提前整理逐條確認

    從旭佳廣告對活動策劃承辦的經驗來看,一場優秀的活動離不開各方的配合,酒店的配合也是極為重要的,會場的擺放形式,紙筆水、幕布投影等提供,活動中需要酒店予以配合的各項事宜均需提前與酒店方溝通,對分工進行明確。例如,活動中有簽約儀式、對話訪談,就需提前讓酒店方準備簽約桌椅、訪談沙發,諸如此類細節均需與酒店進行溝通確認。

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